合適的小型企業電話系統可以讓公司每個人的工作生活變得更好、更輕鬆。
在配置和功能方面，在選擇小型企業電話系統時有比以往更多的選擇。儘管如此，許多企業仍在使用傳統的電話系統，並且認為他們沒有充分的理由進行改變。
然而，當今真正的統一通訊系統需要切換到VoIP 電話系統和基於雲端的電話系統，這可以為舊的類比、PBX 或 IP 系統提供功能豐富且直覺的升級。
如果您正在考慮購買或更新小型企業電話系統，那麼了解不同系統提供的優缺點是有利的。
在考慮因素中，您需要考慮成本、功能以及入站和出站呼叫的需求。
在這裡，我們仔細研究您需要的一切，以幫助您找到適合您的小型企業電話系統**。
什麼是小型企業電話系統？
許多辦公室電話系統是為擁有大量員工在多個地點工作的大公司而設計的。
然而，小型企業往往缺乏企業電話系統的預算或基礎設施；然而，他們仍然需要一個電話系統，使他們能夠與合作夥伴、供應商和客戶進行一致、靈活的溝通。
要為您的小型企業電話系統找到合適的功能和選項，有助於對不同類型的電話系統的工作原理有基本的了解。
從根本上來說，小型企業電話系統是一組相互連接的辦公室電話，並提供呼叫處理、呼叫轉接、電話會議和語音郵件收件匣等功能。
這些電話系統可能包括一些辦公室電話以及具有一定數量外線的 國家代碼 +62，印尼 電話號碼 如果您需要處理多通電話，則您的公司需要小型企業電話系統。
透過獲得正確的系統，您還能夠支援更複雜的設備並隨著業務的成長而擴展。同時，它將使每個部門（無論是銷售部門還是營運部門）能夠更有效地工作並提供更強大的客戶體驗。
簡而言之，正確的小型企業電話系統將幫助您實現業務目標。
商務電話系統的類型
要做出任何購買決定，您首先必須了解所提供的商品。小型企業電話系統有多種形狀和尺寸。首先要了解類比系統和數位系統之間的差異，它們的工作方式非常不同。
類比電話系統非常基礎。簡而言之，這些傳統電話系統透過銅線將電訊號傳送到電話系統。
數位電話 系統的運作方式是透過網路發送訊號作為語音資料“資料包”，並使用特定的軟體接收它們。
主要差異在於語音訊號的傳輸方式：透過網路 連線（資料包、數位）或實體電纜（電流、類比）。
傳統電話系統（如傳統桌上型電話）和現代電話系統（如基於雲端的呼叫系統）之間的另一個顯著區別是功能。基於雲端的電話系統越來越受歡迎，因為它們允許您完成許多普通老式電話系統(POTS) 無法完成的事情。
更詳細地了解類比/數位劃分，以下是四種類型的電話系統及其工作原理：
模擬
透過銅線傳輸語音訊號。
PBX電話系統
專用交換分機的術語，由多條類比電話線組成，每根類比電話線可連接 23 條單獨的線路。
網路電話交換機
PBX 電話系統的變體，其中語音訊號最終以資料包的形式透過互聯網而不是透過實體電纜傳輸。
網路電話
網際網路語音協定也使用資料包透過網際網路傳輸語音訊號。不過，透過 VoIP 系統，您還可以在電話系統和其他有價值的軟體工具之間共享訊息，從而為您提供全通路通訊優勢並釋放基於雲端的呼叫的優勢。
VoIP 電話正迅速成為首選的小型企業電話系統，不僅因為它們提供更多功能和功能，還因為它們支援遠端工作和 非人機點擊是否會影響您的電子郵件行銷工作？功能。遠端呼叫代理所需要的只是一個有效的互聯網連接，也許還需要一個耳機。
靈活地支援遠距或混合工作是留住優秀團隊的關鍵。事實上，根據麥肯錫的研究，52% 的員工表示他們希望自己的組織採用更靈活的模式 喬丹20號 表明，如果不能選擇彈性工作，超過一半的員工甚至會考慮離職。
簡而言之，隨著您的業務成長和需求變化，使用VoIP 通話可為您帶來競爭優勢。
選擇小型企業電話系統
有多種不同類型的商務電話系統可供選擇，每種系統都有自己的優點和缺點。在評估小型企業電話系統的過程中從哪裡開始與您是否有想要升級的現有系統或是否是第一次建立新的電話系統有很大關係。
如果您有現有的辦公室電話系統，您可以繼續使用它或將其升級到現代系統。透過將其升級到提供更強大功能和靈活性的電話系統，您可以更快地發展並在競爭中保持領先地位。
例如，基於雲端的通話功能等軟體解決方案可讓您簡化銷售和支援營運。這既可以增加收入，又可以增強客戶體驗。這很重要，因為如果您無法與競爭對手相媲美，您的客戶可能會將其忠誠度轉移到另一個品牌。
此外，許多基於雲端的VoIP 電話系統能夠與其他軟體業務工具整合和連接，從而簡化您的業務功能。
但最重要的是找到一種解決方案，為您的銷售和支援團隊提供與競爭對手相同或更好的能力。
雲端 VoIP 服務如何幫助小型企業？
基於雲端的呼叫系統可以快速、輕鬆地為呼入呼叫、呼出呼叫或兩者設定呼叫中心。在混合工作時代，基於雲端的解決方案還可以靈活地在任何需要的地方建立呼叫中心，無論團隊是在家中、辦公室還是兩者混合工作。
啟用這些核心業務功能很重要，但如果現在還不是這樣做的合適時機，那麼對於小型企業來說，擁有用於進行VoIP 呼叫的基礎設施也是一項前瞻性的舉措。開始使用呼叫中心的最佳時機可能即將到來，擁有一個可以根據您的需求快速擴展的解決方案非常重要。
如果您的小型企業是一家新創企業，並且沒有任何現有的電纜、合約或設備需要應對，那麼明確的選擇是實施基於雲端的企業電話系統，該系統支援與您的其他企業使用 VoIP 整合工具。這將有助於您的團隊更有效率地工作並提供更令人滿意的客戶體驗，同時能夠根據您的需求進行擴展。
但如果您已經有了現有的解決方案，或者沒有可靠的互聯網連接，那麼值得研究一下基於雲端的電話和硬電話的優缺點。
基於雲端的電話與硬電話：需要了解什麼
為了消除理解電話系統的困惑，讓我們來看看基於雲端的電話系統和硬電話系統之間的差異。比較雲端與硬手機時需要考慮的一些事項是：
通話體驗
可靠性
安全
安裝時間成本
可擴展性
滿足業務需求和功能的特性和選項
基於雲端的電話（或軟體電話）使用安裝在電腦、行動裝置、筆記型電腦和平板電腦等裝置上的軟體，使用 VoIP 服務透過網路撥打電話。軟體電話可在使用者裝置螢幕上顯示客戶資訊並存取其他功能。
硬電話通常指傳統的辦公桌電話。他們通常使用上述 PBX 設定和本地類比電話線進行操作，但如果設計如此，他們也可以透過 IP 網路撥號。
硬電話通常缺乏基於雲端的電話的簡單整合和靈活性，但如果您的網路連線較差，則在通話品質方面可能會更可靠。
讓我們來看看基於雲端的電話和硬電話或桌上型電話之間的一些其他差異。
適用於小型企業的軟體電話或雲端的電話
優點
更便宜—不需要購買額外的設備
隨著團隊的成長或變化輕鬆擴展
能夠為分散式團隊和遠端團隊服務
安全由軟體公司負責
缺點
如果網路頻寬較低，通話品質可能會下降
適合小型企業的硬電話
優點
不依賴互聯網訪問
缺點
更貴
使用者需要在辦公室才能使用它們
每張辦公桌都需要一部實體電話
安全措施必須在內部實施
不面向未來
有關小型企業電話系統的常見問題
選擇合適的小型企業電話系統是一項重要任務。正確使用統一通訊系統可以徹底改變您的業務，讓您的員工和客戶都受益。我們在過程中為許多企業提供了支持，以下是我們聽到的三個最常見的問題。
對於小型企業來說，基於雲端的電話系統有哪些優勢？
在小型企業中使用基於雲端的電話系統有許多好處，包括：
成本
與傳統的類比電話服務相比，使用基於雲端的系統撥打 VoIP 電話可以幫助您節省大量費用。透過基於雲端的呼叫，數位訊號透過網路發送，這意味著您無需支付與傳統電話線相關的租賃費用。同樣，基於雲端的呼叫應用程式可以添加到手機或電腦等現有硬體中。這意味著無需購買額外的實體電話系統。
靈活性
當人們需要打電話時，期望人們被綁在桌子上不再實際或合理。使用基於雲端的系統，員工可以從任何地方撥打電話。這包括在家、在辦公室或兩者兼而有之的遠端工作。同時，企業可以快速且靈活地擴展解決方案，而無需隨著業務需求的變化而重新組織辦公空間以適應新的實體電話系統。
整合
基於雲端的呼叫系統可以直接插入現有的業務應用程序，提供人工智慧轉錄或銷售排行榜等新功能，並為客戶和員工創造更無縫的體驗。特別是，只需單擊幾下即可設定CRM 集成，使銷售和支援團隊能夠查看有關客戶的詳細資訊、自動收集資料、做筆記以及透過自訂工作流程直接或記錄呼叫。
商務電話服務提供者是否提供新的商務電話號碼？
選擇基於雲端的呼叫系統可以提供對許多不同類型的電話號碼的訪問，這些電話號碼的功能和成本各不相同。可用性會根據地理區域和合規性要求而有所不同，但以下是提供的號碼類型：
地理/本地號碼：這些是分配給特定地理區域的號碼，可用作主要業務號碼。
國家號碼：這些號碼的設計不分地區，整個國家都可以以相同的費用撥打。
免費電話號碼：免費電話號碼可以免費撥打，這意味著企業代表客戶支付費用。它們只能在同一國家/地區內訪問，但在某些情況下可以擴展，例如添加美國和加拿大。
手機號碼：這些號碼將按國家/地區和特定範圍分配，除了本地號碼外，還可以輕鬆識別。
IVR 號碼：互動式語音應答 (IVR) 號碼允許預先錄製的語音透過撥號音進行通信，例如提供「請按 1 與銷售人員通話」等選項。這樣可以將呼叫者無縫引導至可以幫助其查詢的人員。
如何在 Aircall 中使用我現有的電話號碼？
更新您的電話系統並不意味著您需要新的電話號碼。將現有電話號碼移植到 Aircall 的過程很簡單，所需的只是一些關鍵資訊。您可以在此處了解更多資訊並開始將您的號碼轉入 Aircall。
重要的小型企業電話系統功能
您的小型企業電話系統是推動公司使命和業務發展計畫的重要工具。
在查看電話系統的可用功能時，請考慮哪些功能可以滿足您當前的需求，並在不超出預算的情況下帶領您的公司走向未來。
如果選項和功能的數量太多，請先介紹基礎知識。從那裡，您可以權衡附加功能的好處和成本。您可能需要考慮的一些功能是：
相容遠端工作
互動式語音應答 (IVR) 選單功能
自動銷售撥號（前 Power Dialer）
手機相容
與 CRM 和其他業務工具集成
個性化語音信箱
來電顯示
電話會議和通話竊聽
筆記和分享功能
麥克風靜音
自訂等待或訊息音樂
耳機相容性
通話錄音輔助功能
快速撥號/重撥
保固和遠端支援
呼叫轉移
一旦您最終選擇了電話系統功能，您就可以培訓您的呼叫代表以最大程度地使用它們。
評估商務電話系統
不同企業對電話服務的業務需求差異很大。小型企業電話系統不具備一刀切的功能。然而，VoIP 技術已經發展。這為企業提供了多種選擇，並且能夠為他們的業務通訊定製完美的電話系統。儘管如此，並非所有 VoIP 提供者都是平等的。
評估小型企業電話系統的明智方法是，在考慮不同的 VoIP 供應商時，除了企業通訊所需的功能之外，還要考慮可靠性、可用性、可用性、成本、可擴展性和供應商聲譽問題。
可靠性
詢問供應商是否可以讓您了解預期的故障率。這是一個重要因素，因為您不想成為第一個發現您的供應商是新進入市場的供應商並且商務電話系統尚未經過徹底的現場測試的人。
可用性
商務電話系統的簡報將幫助您準確了解系統的工作原理。您的解決方案應該直觀，同時提供高級功能。透過設定演示或試用，使用者可以分享有價值的回饋。
可用性
詢問您可以預見什麼樣的停機時間。除此之外，也要詢問影響因素以及公司將如何減輕這些因素。查詢任何服務等級協定 (SLA) 以確保品質。
成本
硬體和軟體的「總」成本是多少？詢問時請考慮出站撥號分鐘費用、長途以及附加號碼/線路或功能。
可擴展性
演示是詢問企業電話系統擴充能力的最佳時機。根據使用情況檢查潛在成本的增加和減少。除了計算系統成本之外，還可以預測培訓成本、網路成本和公用事業成本等。
供應商聲譽和參考
您的小型企業電話系統是一項投資，將影響您與客戶、合作夥伴和客戶的互動方式，因此考慮供應商的聲譽非常重要。您的產業夥伴和同事可能會對各個供應商的經驗和財務實力有寶貴的回饋。
建築學
了解有關係統設計方式的更多資訊。它是否可以開箱即用，無需額外的技術即可正確運行？長期維護是否簡單？
您的商務電話是否與其他商務工具整合？
新科技的宣傳每天都充斥著你的收件匣，找到一款真正改善業務流程的產品就像呼吸新鮮空氣一樣。
如果您像許多中小企業主一樣，您會傾向於選擇一些您確信會對利潤產生影響的信譽良好的產品。
然而，如果您的所有工具彼此獨立運行，您的員工就必須單獨更新每個電話系統。採取額外的步驟可能會花費您的時間和金錢。
如果對業務流程採取孤立的方法，員工就會犯錯。因此，關鍵資訊可能會在混合中遺失。錯誤和錯誤訊息可能會為您的公司帶來高昂的代價和尷尬。
當您擁有統一的通訊系統並且所有資料自動集中在一個工具中時，這些問題就可以解決。借助基於雲端的電話系統和正確的軟體集成，關鍵聯絡資訊（例如呼叫者歷史記錄、通話錄音和座席註釋）可以立即聚合在一起。
提升您的業務績效
以下是基於雲端的電話系統和軟體解決方案可以增強您現有業務軟體的其他一些方法：
將其他軟體解決方案與您的 CRM 結合。
允許您在內部共享筆記和資訊。
實現內部和外部業務通訊的全通路方法。
提高入站呼叫和出站呼叫的工作效率。
提供呼叫耳語功能，以便您可以在通話期間指導呼叫代理。
透過自動化日常或重複性任務來釋放時間。
即時為您提供可靠、可操作的數據。
整合軟體解決方案可幫助您的員工更有效率地工作並提供無與倫比的個人化服務。
選擇可擴展的電話系統
當您努力建立自己的企業後，您希望看到它成長。您可能已經為未來五年、十年甚至更遠的目標設定了一些目標。
但成長不會一下子發生。而且您不希望在技術堆疊起飛時受到限制。也許是時候考慮改用基於雲端的電話系統了，這樣您就可以隨著公司的成功而擴展營運規模。
透過事先規劃合適的小型企業電話系統，可以減少一個需要處理的問題，並且您可以專注於以財務健康的方式發展。最重要的是，基於雲端的呼叫系統提供了靈活性，因此混合團隊可以在任何地方工作，同時仍然可以存取相同的直覺功能。
獲得可擴展的商務電話系統將能夠：
減少您的開支
僱用更少的員工
根據季節性調整
同時，軟體整合工作更加努力，因此您的員工不必這樣做。
透過簡化您的運營，您可以將您的業務定位為提供更多產品或服務。合適的電話系統甚至可以幫助您成為業界的主導品牌領導者。
使用電話系統發展小型企業的最佳方法
您的網站使人們可以了解您的公司。無論他們距離您的公司很近還是遠在大陸之外，都是如此。現代商務溝通的速度使您可以成倍擴大市場份額。
雖然客戶可能會找到您的網站，但他們需要能夠在線訂購產品和服務，並在有疑問時與代表交談。
研究表明，電子商務銷售正在持續加速。全球電子商務銷售額達 4.9 兆美元，預計未來四年將再成長 50%。
隨著向線上銷售的轉變，具有基於雲端的電話系統和軟體整合的呼叫中心將使您的公司能夠跟上行業的成長。