有效的 SaaS 管理始于一个基本步骤：按行业划分的特定数据库 创建单一事实来源。组织可以使用 SaaS 管理平台 (SMP) 作为其 SaaS 记录系统，全面了解其软件生态系统。这种集中式数据方法可以实现准确的库存管理，减少运营效率低下，并支持数据驱动的决策。
将应用程序加入 SMP 对于构建可扩展的 SaaS 管理程序至关重要。它标志着企业 SaaS 管理框架第一阶段的第一个里程碑，为优化许可证利用、简化续订和增强治理奠定了基础。
根据Zylo 的 2025 年 SaaS 管理指数，分散采购会产生盲点，IT 仅管理 26% 的 SaaS 支出和 16% 的应用程序。将应用程序纳入 SMP 可通过将信息整合到集中式系统中来消除这些差距。此步骤可确保每个应用程序都得到考虑，使组织能够充分发挥其 SaaS 投资的潜力。
什么是数据集中化？
在SaaS 管理中，数据集中化是指将应用程序数据整合到单一统一的平台中，以获得对组织软件生态系统的完全可见性和控制。通过将 SaaS 应用程序纳入 SaaS 管理平台 (SMP)，企业可以建立集中式事实来源，确保所有关键信息（例如使用指标、许可证详细信息和续订计划）都存储在一个可访问的位置。
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此流程通过消除数据孤岛（通常由于分散采购和所有权分散而产生）简化了 SaaS 产品组合的管理。例如，许多组织难以有效跟踪 SaaS 使用情况，平均只有 47.3% 的许可证被积极利用。集中式数据方法通过识别未使用或冗余的许可证来提高可见性并提高成本效率。
通过将应用程序纳入 SMP，您的组织将从分散的手动跟踪方法转变为自动化、可扩展的记录系统。此步骤可确保您的数据保持最新且可操作，为战略决策和简化的 SaaS 管理流程奠定基础。
随着组织采用 SaaS 来推动创新，许多组织发现了分散和分散的软件管理的弊端。如果没有集中的记录系统，关键数据就会分散在各个部门，从而导致效率低下、风险增加，并错失优化机会。
增加 SaaS 支出、扩张和风险
SaaS 的采用率飙升，但不受控制的支出和风险也随之飙升。这在很大程度上是由于整个组织的分散采购。IT 的软件所有权继续减少，只有 26% 的 SaaS 支出和 16% 的应用程序在他们的管辖范围内。
让我们分析一下其对一般组织的影响：
- SaaS 蔓延。如今，平均每个组织的产品组合中有 275 个 SaaS 应用。此外，平均每月新增 7 个应用，每年新增 91 个。这意味着，如果不加以管理，您的产品组合可能会增长 33%，从而加剧 SaaS 蔓延。
- 支出。随着投资组合的增长，支出也会增长。我们看到这种情况在 2024 年发生，组织在 SaaS 上的支出为 4900 万美元，增长了 9.3%。
- 安全风险。缺乏对所有 SaaS 的可视性也会增加未经审查的应用程序的安全风险。根据我们的合作伙伴Netskope 的云信心指数，超过一半 (51%) 的应用程序的安全风险评分为“差”或“低” 。
决策失误
当 SaaS 数据不完整或无法访问时，电话数据 决策就会受到影响。信息碎片化会阻碍组织了解其真正的软件需求或与供应商进行有效谈判。例如，每年平均有 247 个 SaaS 续订（几乎每个工作日一个），管理不善的续订流程可能会导致更高的成本和不理想的合同。
协作和数据孤岛
碎片化也会影响跨职能协作。IT、采购和部门领导之间的数据孤岛阻碍了协调，并降低了组织最大化其 SaaS 投资价值的能力。例如，如果没有集中数据，IT 可能无法获得优化使用所需的洞察力，而采购可能难以在续约期间发现节省成本的机会。